1. LOGÍSTICA EN LA EMPRESA:
En estos últimos años se está introduciendo en las empresas una nueva disciplina: la logística. Se trata de una técnica empleada originariamente por los ejércitos y que consistía en el traslado, transporte y abastecimiento de las tropas. La actividad económica y empresarial es cada vez más dinámica y, por ello, requiere incorporar nuevas técnicas y disciplinas que optimicen los procesos y mejoren los resultados, como la logística, que se convierte en el objeto de nuestro estudio.
Podemos definir logística como la planificación, organización y control de una serie de actividades de transporte y almacenamiento, que facilitan el movimiento de los materiales y productos desde su origen hasta el consumo de los mismos, con el fin de satisfacer la demanda al menor coste, incluidos los flujos de información y control, ofreciendo el mayor servicio posible al cliente.
Por tanto, el recorrido que realiza un producto comienza en el centro de producción, desde ahí es trasladado por diferentes medios de transporte a otros centros intermediarios, donde se almacenará durante el tiempo requerido hasta suministrarlo al punto de venta, para finalmente ser vendido al consumidor.
El flujo de materiales se podría representar de la forma siguiente (Fig. 1.1), en la que, como podemos observar la logística comprende una serie de actividades entre las que diferenciamos:
• Una primera fase, que podemos denominar dirección de materiales, en la que se incluye la preparación de las materias primas y el trasporte de las mismas hasta el centro de producción.
• Otra segunda fase, denominada de distribución o comercialización, que se inicia cuando el producto terminado sale de la fábrica y finaliza con la entrega al consumidor.
Todos los agentes que intervienen en el proceso suponen un incremento del coste del producto, es cierto, pero si analizamos un poco más la situación veremos que también aportan una serie de ventajas para la empresa tales como:
• Financiación.
• Distribución del riesgo entre los intermediarios.
• Disminución de los costes de transporte y almacenaje.
• Acercamiento del producto al consumidor.
• Reducción del número de contactos entre productor y consumidor.
A continuación vamos a ver cómo influye el margen que aplican los intermediarios en el precio final del producto.
Un almacén bien gestionado requiere un buen control y gestión de las existencias que en él se depositan. Es necesario fijar un volumen máximo y un volumen mínimo de existencias, conocer la cantidad de producto que se debe solicitar y cuándo se debe solicitar, así como los costes que se generan por la realización del pedido y del almacenamiento, con el fin de equilibrarlos y minimizarlos.
Por ejemplo, una fábrica de muebles necesita constantemente madera para su proceso productivo y la tala de los árboles para la madera se suele realizar durante el invierno. Como podemos observar, el almacén se convierte en una pieza clave en la gestión de productos.
Podemos definir el almacén como el recinto donde se realizan las funciones de recepción, manipulación, conservación, protección y posterior expedición de productos.
Funciones del almacén
Todo almacén -dependiendo de la clase, del tipo de productos, etc.- desempeña estas funciones:
Recepción de productos
La recepción de productos abarca el conjunto de tareas que se realizan antes de la llegada de los productos al almacén, desde la entrada hasta después de su llegada.
La recepción se divide en las estas fases:
Antes de la recepción de los productos, se deberá disponer de la documentación necesaria: tanto la originada por el departamento de aprovisionamiento, en la que consten los pedidos confirmados con el detalle de los productos solicitados a los suministradores, como los documentos correspondientes al departamento de ventas, con los datos referentes a las devoluciones de los clientes.
Este momento es importante, ya que se traspasa la custodia y la propiedad de las mercancías del proveedor al cliente. Es en este instante cuando se verifica el pedido, es decir, se comprueba si los artículos recibidos coinciden con los que constan en los documentos que corroboran el traspaso de propiedad de los mismos. Al mismo tiempo deberá procederse a la devolución de aquellos productos que no reúnan las condiciones estipuladas.
Una vez que se han recibido los productos, se procede al control e inspección de los mismos, en lo que se refiere a la calidad y si se ajusta a las condiciones estipuladas en el contrato de compraventa. Finalizada la inspección y control, se repaletiza la mercancía si procede y se le asignan los códigos internos del almacén, emplazándola en su ubicación definitiva.
3. ALMACENAJE Y MANUTENCIÓN:
Entre las actividades realizadas en el propio almacén podemos distinguir las correspondientes al almacenaje propiamente dicho y a la manutención de los productos; vamos a estudiar en qué consisten cada una de ellas:
Almacenaje
Es la actividad principal que se realiza en el almacén y consiste en mantener con un tratamiento especializado los productos, sistemáticamente y con un control a largo plazo.
Esta función no añade valor al producto. El almacenaje requiere unos recursos que generan una serie de costes:
• La maquinaria y las instalaciones, que suponen una serie de inversiones, generando costes, tales como el valor de la adquisición y mantenimiento de los equipos de transporte interno, las estanterías y las instalaciones en general.
• La obsolescencia, que consiste en la depreciación del valor que sufren los productos almacenados, como consecuencia de la irrupción en el mercado de productos nuevos. Otra causa es la originada por la moda que, cada vez más, obliga a sustituir un producto por otro aunque esté en perfectas condiciones, como los teléfonos móviles, los ordenadores personales, etcétera.
• El inmovilizado, constituido por el valor de la nave o del espacio destinado al almacenamiento de los productos y de los equipos industriales.
• Los recursos humanos, el conjunto de personas que trabajan en el almacén, dedicados a la conservación y mantenimiento de los productos y de los equipos que conforman el inmovilizado.
• El coste financiero que implica el valor del capital empleado en la compra de los productos que constituyen los stocks.
• Los costes informáticos de gestión del almacén, que están en torno al 5 %.
Manutención
La manutención o manejo de mercancías se refiere a la función que desempeñan los operarios del almacén, empleando los equipos e instalaciones para manipular y almacenar los productos con el fin de alcanzar una serie de objetivos estipulados, teniendo en cuenta un tiempo y un espacio determinados.
Las operaciones de manutención pueden ser simples o complejas. Las operaciones de manutención simples se caracterizan por realizarse manualmente y en ellas se manipula un número reducido de productos, por ejemplo en el almacén de una tienda de ultramarinos.Las operaciones de manutención complejas se caracterizan por la incorporación de equipos automatizados, que manejan grandes volúmenes y pesos de producto. Por ejemplo, las operaciones de estiba que se realizan en un buque porta contenedores para ubicar los contenedores en los slots asignados.
4. PICKING PREPARACIÓN DE LA MERCANCÍA:
Preparación de pedidos
Este proceso también es conocido por el término inglés picking y se refiere principalmente a la separación de una unidad de carga de un conjunto de productos, con el fin de constituir otra unidad correspondiente a la solicitud de un cliente. Una vez preparada la nueva unidad, se acondicionará y embalará adecuadamente.
La preparación del pedido tiene un coste más elevado que el resto de actividades que se desarrollan en el almacén, debido a que:
• Los costes de manutención recaen siempre sobre las unidades individualizadas y no sobre la carga agrupada.
• La mecanización de esta operación es compleja y no llega a automatizarse en su totalidad.
• En la mayoría de las ocasiones, las unidades de expedición no coinciden con las recibidas (las primeras suelen ser inferiores a las segundas). Generalmente, en los almacenes se suelen recibir paletas completas de productos y se expiden cajas o medias paletas. Cuando las expediciones son de mayor volumen suelen prepararse paletas completas, pero de distintos productos, incrementando la tarea de manipulación.
Un estudio realizado para estimar los costes que se generan en la manipulación de productos en almacenes arroja los porcentajes que podemos ver en la Tabla 1.1.
La expedición consiste en el acondicionamiento de los productos con el fin de que éstos lleguen en perfecto estado y en las condiciones de entrega y transporte pactadas con el cliente. Las actividades que, de forma genérica, se realizan en esta fase son:
• El embalaje de la mercancía, que consiste en proteger ésta de posibles daños ocasionados por su manipulación y transporte.
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• El precintado, que pretende asegurar la protección de la mercancía y aumentar la consistencia de la carga. Para ello se suele emplear el fleje y las películas retráctiles.
• El etiquetado, es decir, las indicaciones que identifican la mercancía embalada, así como otro tipo de información de interés para su manipulación y conservación, o información logística.
• La emisión de la documentación, ya que toda expedición de mercancías debe ir acompañada de una serie de documentos habituales que deben cumplimentarse en toda operación de compraventa; los más utilizados son el albarán o nota de entrega y la carta de porte.
Organización y control de las existencias
La organización y el control de las existencias dependerá del número de referencias a almacenar, de su rotación, del grado de automatización e informatización de los almacenes, etc. Independientemente de esto, para una buena organización y control deberemos tener en cuenta dónde ubicar la mercancía y cómo localizarla, para:
• Minimizar los costes correspondientes al manejo de las mercancías en lo que se refiere a la extracción y preparación de pedidos.
• Maximizar la utilización del espacio.
• Tener en cuenta algunas condiciones exigidas por los propios productos a almacenar, como seguridad e incompatibilidad entre los mismos.
Además de tener en cuenta las consideraciones anteriores, una buena organización y control de las existencias se basa principalmente en:
• La situación de las mercancías dentro del almacén, es decir, el sistema que se emplea para la distribución de las existencias dentro del área de almacenaje.
• La trazabilidad por lotes, es decir, el sistema mediante etiquetado y gestión de la información en diferentes soportes que permite introducir un producto en la cadena de suministro y poder averiguar cuál es el origen del stock.
5. ZONAS DEL ALMACÉN:
Principales zonas del almacén
El recinto del almacén se divide en distintas áreas, en las que se desarrollan unas actividades específicas. Según el tamaño y el tipo de almacén habrá unas zonas u otras.
Vamos a ver qué zonas son las más habituales:
Zona de descarga
Es el recinto donde se realizan las tareas de descarga de los vehículos que traen la mercancía procedente de los proveedores, principalmente, y de las devoluciones que realizan los clientes.
En este recinto se encuentran los muelles, que ocupan tanto la parte interna como la parte externa del almacén. Las zonas externas comprenden los accesos para los medios de transporte a su llegada, espacio suficiente para que los vehículos realicen las maniobras oportunas, zona para aparcar y el espacio reservado para su salida.
Zona de control de entrada
Una vez descargada la mercancía, ésta se traslada a un recinto donde se contrasta lo que ha llegado con los documentos correspondientes a lo solicitado.
En primer lugar se realiza un control cuantitativo, en el que se comprueba el número de unidades que se han recibido, bien sean paletas, bultos, cajas, etc. Posteriormente se hace un control cualitativo, para conocer el estado en que se encuentra la mercancía, el nivel de calidad, etc.
Algunos productos exigen que se preparen salas especializadas y personal técnico para realizar este tipo de control como, por ejemplo, productos alimenticios, los elaborados en la industria química y farmacéutica.
Zona de envasado o reenvasado
Encontraremos esta zona en aquellos almacenes en los que se requiere volver a envasar o repaletizar -en unidades de distinto tamaño- las cargas recibidas, por exigencia del sistema de almacenaje, por razones de salubridad o simplemente para etiquetar los productos recibidos.
Por ejemplo, un proveedor suministra sus productos en paletas cuyas dimensiones son de 1 1,2 · 2 m (isopaleta) y para el sistema de almacenaje instalado se emplean paletas de 0,8 · 1 · 1,2 m (europaleta); obligatoriamente, al recibir productos de este proveedor se deberá traspasar la mercancía de un tipo de paletas a otro para poderlas almacenar.
Sólo algunos almacenes tienen esta zona. En ella se depositan los productos que, por sus características especiales, la normativa exige que pasen unos análisis previos al almacenamiento para conocer si están en buen estado o no. Hasta que no se realicen esas pruebas el producto no se puede tocar ni almacenar.
Zona de almacenamiento
Se denomina zona de almacenamiento al espacio donde se almacenan los productos hasta el momento en que se extraen para proceder a su expedición.
En esta zona se diferencian dos áreas:
• Un área que se destina al stock de reserva o en masa, desde donde se trasladan los productos a otras áreas donde se preparan para la expedición.
Para ello se requieren equipos de almacenamiento específicos como, por ejemplo, la habilitación de los pasillos para la correcta manipulación de la mercancía.
• El área denominada de picking, que es donde se extraen los productos para su expedición. Se caracteriza por que los recorridos de la mercancía y el tiempo de preparación del pedido son más cortos. En esta zona se emplean equipos de manutención específicos, que facilitan al operario la realización de tareas de picking.
Zona de consolidación
Este espacio está destinado a reunir el conjunto de tareas y productos variados correspondientes a un mismo pedido. En algunos almacenes esta zona no existe, por lo que la tarea de reagrupamiento de los productos destinados a un mismo cliente la realiza, generalmente, la empresa de transporte.
Zona de embalaje para la expedición
En esta zona se procede al embalaje del conjunto de mercancías dispuestas para ser servidas al cliente. Este embalaje puede ser manual o bien se puede realizar a través de equipos automatizados. En algunos almacenes en que no existe este área, el embalaje se realiza en la zona de consolidación.
Zona de control de salida
En este recinto se verifica que las mercancías relacionadas en el pedido se corresponden con las referencias que se han preparado para servir al cliente y si la cantidad de productos coincide con la solicitada. La tarea de control se puede agilizar mediante la incorporación a los productos de etiquetas provistas de código de barras, así el operario recogerá la información de las mismas mediante un lector óptico con el fin de comprobar que la unidad de expedición es correcta.
Esta zona se reserva en algunos almacenes para hacer frente a diversos imprevistos, tales como la rapidez o lentitud en la preparación de las mercancías que pueden ocasionar adelantos o retrasos a la hora de cargar los medios de transporte, o el retraso del transportista en el momento de cargar.
Es la zona destinada a cargar las baterías de los medios de transporte interno y la zona de mantenimiento de las carretillas. También se trata de una sala para los elementos informáticos y donde se puede realizar la distribución eléctrica del almacén, según su magnitud, pudiéndose incluso incluir en este espacio una subestación de tensión media. Es además un espacio destinado para los elementos deficientes, como paletas, embalajes, etcétera.
Es el espacio destinado a las oficinas del almacén, donde encontramos al responsable del almacén, a los administrativos, la centralita para la recepción y realización de llamadas telefónicas, el espacio para atender a los transportistas, etcétera.
Zona de servicios
Esta zona estará destinada a cubrir ciertas necesidades del personal que trabaja en el almacén. Allí encontramos los vestuarios y aseos, el comedor, la zona de descanso, la sala de reuniones, etcétera.
6. TIPOS DE ALMACENES:
Por regla general, toda actividad empresarial requiere la existencia de almacenes. Cada tipo de almacén tiene una serie de características diferentes, que nos sirven para poderlos clasificar y agrupar atendiendo a una relación de criterios como los que exponemos a continuación:
• Según su función en la red logística podemos distinguir los almacenes siguientes:
-Almacén de consolidación. Es el almacén en el que se concentra una serie de pequeños pedidos de diferentes proveedores, para agruparlos y así realizar un envío de mayor volumen.
Este tipo de almacén tiene la ventaja de que reduce los costes de transporte al agrupar varios pedidos en uno de mayor tamaño; permite aplicar la técnica del Just in Time y favorece el flujo de los productos a los clientes.
Fig. 1.5.Funcionamiento de un almacén de consolidación.
- Almacén de división de envíos o de ruptura.
Es el almacén en el que se realiza la función contraria a la del caso anterior, es decir, cuando un pedido es de gran volumen para enviarlo al cliente, en este almacén se divide para realizar envíos de menor tamaño.
• Según su situación geográfica y la actividad que realicen, podemos distinguir entre:
- Almacén central.Es el almacén más próximo a los centros productivos con el fin de disminuir los costes. Una de las funciones que tiene este tipo de almacén es suministrar productos a los almacenes regionales. Se caracteriza por que en él se manipulan unidades de carga completas, tales como paletas.
7. ALMACENES, RAZONES DE MANTENERLOS:
Existen dos tendencias totalmente antagónicas acerca de la existencia de almacenes: los que consideran necesario mantener los almacenes y los que son partidarios de eliminarlos.
Las teorías que están a favor de la existencia de almacenes alegan que son necesarios:
a) Para poder compensar los posibles desfases en los diferentes tramos de la escala productiva.
Si el productor fabrica un volumen considerable de producto puede generar economías de escala: al producir una mayor cantidad, los costes fijos se distribuyen entre más unidades producidas y, por tanto, el coste unitario es inferior.
b) Por el equilibrio que se logra con los productos de temporada. Como ya hemos visto anteriormente, hay productos que solamente se pueden obtener en determinados periodos del año, por lo que se pueden almacenar para poder hacer uso de ellos durante todo el año.
c) Por motivos de especulación y de costes. En las relaciones comerciales -habitualmente en las condiciones de compraventa- suelen realizarse descuentos por la cantidad adquirida de producto, por lo que al comprar gran volumen de artículos el comprador se puede beneficiar de descuentos.
d) En las empresas fabriles, el almacén sirve para mantener un ritmo constante en el proceso productivo; el almacén debe tener suficientes materias primas para proporcionar un suministro constante, con el fin de que no haya ninguna parada ni tiempo muerto en la fabricación.
Por otra parte, nos encontramos con las teorías de los que son partidarios de eliminar los almacenes, o bien reducirlos al máximo, porque:
a) La inversión en terrenos e instalaciones es elevada.
b) El almacén requiere de buenos sistemas de almacenaje, de administración y gestión que generan una serie de gastos considerables para la empresa.
c) Los productos están expuestos a la obsolescencia, por lo efímera que es la moda; además, ésta afecta cada vez más a todos los sectores productivos.
d) El coste de oportunidad del capital invertido, tanto en la adquisición de terrenos, instalaciones y medios de transporte interno como en las existencias.
Además de estas razones, podemos añadir que en las últimas décadas del siglo XX se comenzó a implantar una nueva filosofía de gestión, denominada «Justo a tiempo» -en inglés, Just In Time y, por tanto, también conocida como JIT-. Esta filosofía nació en la empresa Toyota y tiene como objetivo eliminar el derroche y emplear al máximo la capacidad de los trabajadores.
8. ALTERNATIVAS DE ALMACENAJE:
Como hemos visto en el apartado anterior, disponer de un almacén en las condiciones adecuadas supone una fuerte inversión y origina unos costes de almacenamiento.
Por otra parte, la implementación de la filosofía JIT es bastante compleja. Veamos ahora qué alternativas de almacenamiento tiene una empresa según sean sus posibilidades:
Almacén en propiedad
Esta alternativa consiste en que la propia empresa disponga de un recinto propio destinado a almacenar sus productos. Este almacén puede ser muy simple –una pequeña nave cubierta donde deposite la mercancía- o un gran almacén donde la manipulación de los productos se realice de forma automatizada, con apenas intervención de los trabajadores.
Las ventajas son:
• Control total de las funciones de recepción, almacenamiento y expedición.
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• Mayor aprovechamiento del almacén, con el objetivo de reducir el coste de almacenamiento.
• Adecuación del recinto y del sistema de almacenaje a los productos de la empresa.
• El personal y el equipo que manipula las existencias son especialistas en los productos, ya que forman parte de la plantilla de la empresa y los conocen perfectamente.
Los inconvenientes son:
• Inversión en los terrenos.
• Inversión en las instalaciones y en los medios de transporte interno.
• Costes de almacenaje.
Alquiler de espacio
Esta opción consiste en disponer mediante alquiler de una superficie; ese alquiler puede además incluir las tareas de recepción, almacenamiento y preparación de pedidos, todo dependerá del coste que se esté dispuesto a asumir. Existe una variada oferta, pero destacamos las siguientes:
• Almacenes que se dedican a almacenar productos empaquetados o envasados.
• Almacenes frigoríficos para almacenar productos que necesitan bajas temperaturas para su conservación.
• Almacenes generales donde se almacena todo tipo de productos y de gran variedad; en éstos no se requieren condiciones específicas.
Las ventajas son:
• No se requiere una inversión, por lo que los costes que se generan están en función de la mercancía almacenada.
• El coste de almacenamiento se limita al espacio utilizado.
• Flexibilidad tanto en la ubicación de la empresa como en la localización del mercado, ya que no dependen de la situación del almacén.
Entre los inconvenientes encontramos que:
• Los productos a almacenar se deberán adecuar a las características del almacén y no al revés.
• El personal del almacén es generalista, por lo que no es conocedor de los productos, y esto puede acarrear algunos problemas en el momento de la manipulación de los mismos.
Almacén en régimen de leasing
Esta tercera alternativa consiste en la construcción y adquisición de un almacén por parte de una empresa de leasing que posteriormente alquila a otra empresa.
Esta segunda empresa lo utilizará como almacén propio hasta una fecha acordada por ambas partes mediante un contrato; tras esa fecha, podrá adquirirlo en propiedad por un valor estipulado en el momento de realizar el contrato, denominado valor residual, o bien, al finalizar el contrato, formalizar otra operación de leasing.
Entre las principales ventajas, encontramos que:
• La empresa puede controlar las operaciones de almacenaje que se realicen en el mismo.
• Tanto los sistemas de almacenaje como el personal es especializado en los productos almacenados.
• Las empresas obtiene una serie de beneficios fiscales al llevar a cabo este tipo de operación.
Y entre los inconvenientes, uno fundamental es que:
• Los intereses para financiar este tipo de operaciones, que suelen ser elevados.
9. DEPOSITO ADUANERO:
Podemos clasificar los almacenes según el tratamiento fiscal que reciben los productos en ellos almacenados. Corresponde ahora analizar con más detenimiento aquellos que reciben un tratamiento fiscal especial, mientras los productos permanecen en ellos.
Éstos son:
• Depósito aduanero.
• Zona o depósito franco.
• Local autorizado.
El depósito aduanero es un concepto legal que se utiliza para dar cobertura a determinadas situaciones que surgen en el comercio internacional. Cuando se realiza una importación y el propietario desconoce cuál va a ser el destino final de las mercancías que ha comprado fuera de la Unión Europea (debes entender que «destino final» no es el uso que se le va a dar a la mercancía, sino qué tipo de normativa arancelaria le será de aplicación: despacho a libre práctica, tránsito, reexportación, etc.), para evitar que se le apliquen aranceles, gravámenes o requisitos de carácter administrativo, opta por almacenarlas -en un lugar destinado para ello- bajo el control de la aduana.
El depósito aduanero (entendido como régimen aduanero) no está vinculado a un espacio físico en concreto, únicamente necesita como requisito que sea reconocido como tal por las autoridades aduaneras y sometido al control de éstas.
El tipo de mercancías que pueden estar sometidas a este tipo de almacenamiento son principalmente mercancías no comunitarias. No obstante, la legislación admite en determinadas circunstancias su aplicación también para mercancía comunitaria.
Dependiendo de cuál sea el uso, podemos encontrarnos con dos clases de depósitos aduaneros:
Depósito aduanero público
Si el uso de las instalaciones sólo está restringido al cumplimiento de la normativa de aplicación a este régimen aduanero, podrá ser utilizado por cualquier persona para depositar las mercancías.
Depósito aduanero privado
En este caso, el almacenamiento está reservado únicamente para las mercancías de aquel que posea autorización para gestionar el depósito.
Fig. 1.9.Un camión es examinado en la aduana de Port Elizabeth (USA) con el sistema de rayos X llamado VACIS.
10. ZONA FRANCA: Las zonas francas suelen constituirse principalmente en puertos marítimos y esto suele inducir a confundir zona franca con puerto franco. La diferencia entre ambos radica en que en un puerto franco la legislación permite la residencia de población, en cambio en la zona franca sólo está permitida la actividad industrial y comercial, pero no la residencia.
La competencia para la creación de las zonas o depósitos francos se atribuye exclusivamente a los Estados miembros de la Unión Europea, quienes determinan sus límites (cercados o perfectamente delimitados) y sus puntos de acceso y de salida, en los cuales se encuentran los servicios de aduana igual que en los puestos fronterizos.
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RIESGO A LA SALUD
RIESGO DE INFLAMABILIDAD
RIESGO DE REACTIVIDAD
RIESGO ESPECIFICO
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